Euro Group Nederland hecht grote waarde aan een correcte behandeling van medewerkers, uitzendkrachten, opdrachtgevers en andere betrokkenen. Wij streven naar een professionele, veilige en respectvolle werkomgeving waarin iedereen onvrede of een klacht kenbaar kan maken.
Deze regeling beschrijft hoe klachten worden ingediend, geregistreerd, onderzocht en afgehandeld. Het doel is klachten laagdrempelig, zorgvuldig, onpartijdig en efficiënt te behandelen en herhaling van problemen te voorkomen.
De regeling dient te worden toegepast in samenhang met de toepasselijke wet- en regelgeving, de geldende cao en, indien van toepassing, de eisen van relevante certificeringsregelingen, waaronder PayOK.
Klager: de natuurlijke persoon die een klacht indient, waaronder een huidige of voormalige uitzendkracht of werknemer voor zover de klacht verband houdt met de arbeidsrelatie, of diens gemachtigde.
Klacht: een uiting van onvrede over het handelen of nalaten van Euro Group Nederland of personen die namens de organisatie handelen, met betrekking tot de arbeidsrelatie of dienstverlening. Dit kan onder meer gaan over loon, loonstroken, overuren, toeslagen, cao-toepassing, urenregistratie, communicatie, discriminatie, intimidatie, pesten, ongewenst gedrag, arbeidsomstandigheden, veiligheid of werkgerelateerde huisvesting en vervoer.
Klachtenfunctionaris: de door Euro Group Nederland aangewezen persoon die de behandeling coördineert en de voortgang bewaakt.
Aangeklaagde: de persoon, afdeling of organisatie waarop de klacht betrekking heeft.
Geschil: een klacht die na behandeling niet naar tevredenheid is opgelost en waarvan de klager de uitkomst niet accepteert.
Klachtenregister: het vertrouwelijke register waarin klachten, voortgang, beoordeling, maatregelen en afsluiting worden vastgelegd.
Deze regeling beoogt een toegankelijke en transparante klachtenprocedure te bieden, problemen tijdig op te lossen, de belangen en rechtspositie van de klager te beschermen, een zorgvuldige en onpartijdige behandeling te waarborgen, herhaling te voorkomen en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Medewerkers moeten zonder angst voor benadeling een klacht kunnen indienen.
3.1 Informele behandeling. Indien passend en veilig kan de medewerker het probleem eerst bespreken met de contactpersoon, leidinggevende of verantwoordelijke afdeling. Informele behandeling is niet verplicht. Bij ernstige klachten, discriminatie, ongewenst gedrag of een onveilige situatie kan direct een formele klacht worden ingediend.
3.2 Formele klacht. Een klacht kan schriftelijk worden ingediend via het officiële klachtenadres of klachtenformulier.
Klachtencontactgegevens:
Organisatie: Euro Group Nederland
E-mailadres: info@eurogroupnederland.nl
Postadres: Jan Tinbergenstraat 19, 2811 DZ Reeuwijk, Nederland
Contactpersoon: Sandra Czarny – Managing Partner
Vermeld bij voorkeur naam en contactgegevens, datum, omschrijving van de klacht, relevante periode, beschikbare documenten en de gewenste oplossing. Ontbrekende informatie kan later worden aangevuld en leidt niet automatisch tot afwijzing.
Klachten kunnen worden ingediend in het Nederlands, Engels, Pools of een andere taal die met beschikbare ondersteuning redelijkerwijs kan worden behandeld.
3.3 Vertegenwoordiging. Een medewerker kan zich laten vertegenwoordigen. Indien noodzakelijk kan om een redelijke bevestiging van de machtiging worden gevraagd.
3.4 Ontvangstbevestiging. De ontvangst wordt in beginsel binnen vijf werkdagen schriftelijk bevestigd. De bevestiging vermeldt de vervolgstappen en de contactpersoon.
1. Een klacht wordt behandeld wanneer deze betrekking heeft op Euro Group Nederland, haar medewerkers of haar werkgerelateerde dienstverlening.
2. Als de klacht geheel of gedeeltelijk buiten de verantwoordelijkheid van de organisatie valt, wordt de klager daarover geïnformeerd en wordt waar mogelijk verwezen naar de juiste partij of instantie.
3. Als de klacht niet via deze procedure kan worden behandeld, ontvangt de klager een gemotiveerde toelichting.
4. Een klacht wordt niet afgewezen uitsluitend omdat deze betrekking heeft op discriminatie, intimidatie, ongewenst gedrag of een gevoelige aangelegenheid.
5. Het verstrijken van een interne streeftermijn leidt niet automatisch tot afwijzing. Wettelijke, contractuele en cao-termijnen blijven van toepassing.
6. De procedure beperkt niet het recht om een toezichthouder, vakbond, juridisch adviseur of andere bevoegde instantie te benaderen.
5.1 Registratie. De klacht wordt opgenomen in het klachtenregister. Ten minste worden ontvangstdatum, aard, behandelaar, status en uitkomst vastgelegd.
5.2 Onderzoek volgens de vier O’s.
Oorzaak: onderzoeken wat er is gebeurd en waardoor de klacht is ontstaan.
Omvang: vaststellen wie is getroffen en wat de gevolgen zijn; bij loonklachten wordt zo nodig onderzocht of meer medewerkers of loonperioden betrokken zijn.
Oplossing: bepalen welke correctie, vergoeding, aanpassing of andere maatregel passend is.
Operationalisering: vastleggen wie de maatregel uitvoert, binnen welke termijn en hoe de uitvoering wordt gecontroleerd.
5.3 Contact. De klachtenfunctionaris neemt contact op met de klager om de klacht te verduidelijken en informatie te verzamelen. De klager krijgt gelegenheid om het standpunt toe te lichten.
5.4 Onderzoek en hoor en wederhoor. De organisatie onderzoekt relevante documenten, gesprekken en andere informatie. Betrokkenen kunnen om een reactie worden gevraagd, met inachtneming van privacy en veiligheid. Bij een belangenconflict wordt een andere behandelaar aangewezen.
5.5 Schriftelijke beslissing. De klager ontvangt een gemotiveerde beslissing met de uitkomst (gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond), de belangrijkste bevindingen, eventuele herstelmaatregelen, de uitvoeringstermijn en mogelijke vervolgstappen.
5.6 Afsluiting. De klacht wordt afgesloten wanneer de beoordeling is vastgelegd en maatregelen zijn uitgevoerd, of gemotiveerd is vastgelegd waarom verdere maatregelen niet nodig of mogelijk zijn. De klager wordt geïnformeerd.
1. Ontvangstbevestiging: in beginsel binnen vijf werkdagen.
2. Voor klachten die onder toepasselijke PayOK-eisen vallen, gelden de termijnen uit de actuele regeling. Deze kunnen onder meer een beoordeling en schriftelijke mededeling binnen 15 werkdagen voor loonklachten voorschrijven.
3. Voor overige klachten streeft Euro Group Nederland naar een gemotiveerde beslissing binnen zes weken na ontvangst.
4. Als aanvullend onderzoek nodig is, wordt de klager schriftelijk geïnformeerd over de reden en de verwachte termijn. Instemming met verlenging wordt gevraagd als dat wettelijk, contractueel of volgens de toepasselijke regeling vereist is.
5. Bij gegronde klachten worden herstelmaatregelen zo spoedig mogelijk uitgevoerd. Voor klachten die onder toepasselijke PayOK-eisen vallen, geldt de voorgeschreven hersteltermijn; deze kan onder meer 30 dagen bedragen.
6. De klachtenprocedure schort geen wettelijke of cao-termijnen voor een vordering, bezwaar of beroep op.
7.1 Taken. De klachtenfunctionaris informeert medewerkers, ondersteunt bij het indienen en formuleren van klachten, registreert klachten, bewaakt voortgang en termijnen, coördineert onderzoek, adviseert over oplossingen, documenteert uitkomsten en signaleert structurele problemen.
7.2 Onafhankelijkheid. De klachtenfunctionaris handelt zorgvuldig, vertrouwelijk en onpartijdig. Bij persoonlijke betrokkenheid of een belangenconflict wordt een andere behandelaar aangewezen. De organisatie waarborgt dat de functie behoorlijk kan worden uitgevoerd.
7.3 Meertalige communicatie. Waar nodig wordt ondersteuning geboden in een taal die de klager begrijpt.
1. Een klager die het niet eens is met de uitkomst kan schriftelijk om herbeoordeling verzoeken. Waar mogelijk wordt deze uitgevoerd door iemand die niet bij de oorspronkelijke beslissing betrokken was.
2. Als de klacht niet wordt opgelost, wordt de klager geïnformeerd over toepasselijke externe procedures.
3. Bij cao-gerelateerde klachten kunnen de geschillenprocedure en termijnen van de toepasselijke cao gelden.
4. Indien Euro Group Nederland onder een relevante PayOK-regeling valt, wordt verwezen naar de toepasselijke verdere behandeling of bevoegde geschilleninstantie.
5. Afhankelijk van de klacht kan de medewerker ook een vakbond, juridisch adviseur, het Juridisch Loket of de Nederlandse Arbeidsinspectie benaderen. Deze interne procedure sluit andere wettelijke mogelijkheden niet uit.
De regeling wordt toegankelijk gemaakt voor medewerkers en uitzendkrachten, bijvoorbeeld via de website, bij indiensttreding of inschrijving, per e-mail of via een ander passend communicatiemiddel. Indien nodig wordt mondelinge toelichting gegeven. Medewerkers worden geïnformeerd waar en hoe zij een klacht kunnen indienen.
1. Het indienen en intern behandelen van een klacht is kosteloos.
2. Interne onderzoeks- en behandelkosten komen voor rekening van Euro Group Nederland.
3. Kosten van een zelf ingeschakelde advocaat, juridisch adviseur, vakbond of andere vertegenwoordiger komen in beginsel voor rekening van degene die deze inschakelt, tenzij anders overeengekomen of wettelijk bepaald.
4. Voor externe procedures kunnen afzonderlijke kostenregels gelden; waar mogelijk wordt de klager hierover vooraf geïnformeerd.
1. Betrokkenen gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
2. Informatie wordt alleen gedeeld met personen die deze nodig hebben voor de behandeling, of wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.
3. Benadeling, intimidatie, discriminatie of bedreiging wegens het te goeder trouw indienen van een klacht of meewerken aan onderzoek wordt niet getolereerd.
4. Iedere klacht wordt inhoudelijk beoordeeld, ongeacht de achtergrond of beschermde kenmerken van de klager.
5. Een klacht die niet gegrond blijkt, leidt op zichzelf niet tot een sanctie tegen de klager.
6. Bij een veiligheidsrisico worden passende maatregelen genomen om betrokkenen te beschermen en de situatie zorgvuldig te onderzoeken.
1. Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover noodzakelijk voor behandeling, registratie en evaluatie van klachten.
2. De verwerking vindt plaats conform de AVG en overige toepasselijke privacywetgeving.
3. Toegang tot het klachtenregister is beperkt tot bevoegde personen.
4. Dossiers worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten, mogelijke rechtsvorderingen en het interne bewaarbeleid.
5. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een geldige reden voor verdere bewaring bestaat.
6. Betrokkenen kunnen binnen de wettelijke grenzen hun privacyrechten uitoefenen.
1. Het klachtenregister wordt gebruikt om inzicht te krijgen in aard, omvang en oorzaken van klachten.
2. Terugkerende klachten en structurele tekortkomingen worden periodiek geanalyseerd.
3. Waar nodig worden corrigerende en preventieve maatregelen vastgesteld, uitgevoerd en gedocumenteerd.
4. Indien certificeringseisen dit voorschrijven, worden klachten en maatregelen op de voorgeschreven wijze gerapporteerd.
5. De directie beoordeelt periodiek de werking van de regeling en past deze zo nodig aan.
1. Deze regeling treedt in werking op de datum waarop zij door de directie wordt vastgesteld.
2. De regeling wordt herzien bij relevante wijzigingen in wetgeving, cao, certificeringseisen of bedrijfsvoering.
3. Indien een bepaling strijdig blijkt met dwingend recht, prevaleert de toepasselijke wettelijke bepaling. De overige bepalingen blijven zoveel mogelijk van kracht.
4. De regeling wordt vastgesteld door de directie en beschikbaar gesteld aan medewerkers.
Aldus vastgesteld door de directie van Euro Group Nederland.
Plaats: Reeuwijk
Datum: 14 October 2026
Naam directievertegenwoordiger: Sandra Czarny